Специалисты логистики называют неопределенность «матерью всех запасов», имея в виду то, что предприятия, в условиях отсутствия надежной информации, формируют запасы для демпфирования последствий непредусмотренных событий. Отсюда вытекает вывод о том, что в случае снижения неопределенности появляется возможность соответствующего снижения запасов. Таким образом, формируется представление о «замене запасов информацией».

Именно благодаря развитию информационных технологий и особенно устройств информационного обмена данными (Electronic Data Interchange – EDI), метода штрихового кодирования, а также использованию электронных систем сбора данных в местах продаж и лазерных сканеров появилась система управления спросом и пополнением ресурсов под названием «запасы, которые управляются продавцом» (vendor managed inventory, VMI).

Традиционно клиенты направляют заказы своим поставщикам. Хотя логика таких действий кажется вполне очевидной, подобный подход страдает врожденными недостатками. Во-первых, поставщик не получает предварительного сообщения о возникающей потребности и поэтому вынужден делать прогнозы и, следовательно, создавать ненужные резервные запасы. Во-вторых, поставщик нередко сталкивается с проблемой непредусмотренного краткосрочного спроса на товары, что приводит к частым изменениям графиков производства и сбыта и, таким образом, порождает дополнительные расходы. В результате ухудшается обслуживание покупателей, потому что в подобных ситуациях неминуемо повышается уровень дефицита этих товаров.

Однако теперь появляется альтернативный способ управления запасами, основанный на сотрудничестве между покупателем и продавцом – организации-продавцу поручается ведение контроля над запасами, хотя фактически содержать запасы продолжает организация-продавец.

Таким образом осуществляется совместное управление запасами. В этой новой модели покупатель больше не размещает свои заказы самостоятельно, а просто направляет необходимую информацию продавцу. Эта информация содержит данные о фактическом использовании или продаже товаров, величине текущих запасов и подробности о дополнительных видах маркетинговой деятельности, например стимулировании сбыта.

На основе полученных данных поставщик принимает решение о пополнении запасов своего клиента. При этом он получает не заказ, а лишь указание покупателя относительно желаемых для него верхних и нижних границах размера запасов. Так, в сферу ответственности поставщика входит поддержка запасов клиента в необходимых пределах.

При использовании подобного подхода выгода для покупателя состоит в том, что он может существенно сократить свои запасы с меньшим риском возникновения дефицита. Кроме того, в подобных случаях клиент нередко не платит за имеющиеся у него запасы до момента их использования или продажи, что создает значительные финансовые выгоды. Привлекательность такого метода для поставщика состоит в том, что благодаря непосредственному доступу к информации о реальном спросе, обычно переданной по системе электронного обмена данными (EDI), он может более осмысленно планировать производство и распределение своей продукции, улучшая таким способом использование производственных мощностей, эффективнее организовывать транспортировки, обеспечивать более стабильное обслуживание покупателей и в то же время оптимизировать величину запасов.

К недостаткам такой системы относят повышение зависимости организации-покупателя от поставщика, менее ярко выраженную ответственность за запасы, потребность в более совершенной информационной системе и меньшую гибкость.

Такой подход представляет собой классический пример замены запасов информацией.